"Untuk Kamu Yang Hampir Menyerah, Semoga Jalan Kembali Terarah Ya, Let's Do It ... Bismillah": December 2011

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Semua organisasi baik profit maupun non profit menginginkan reputasi yang baik dan pengelola reputasi dalam organisasi seharusnya dijalankan oleh Publik Relations. Tetapi pada kenyataannya tidak semua organisasi memiliki PR karena pada dasarnya ada beberapa pertimbangan apabila sebuah organisasi atau perusahaan ingin mendirikan sebuah departemen baru dalam organisasinya. Tidak menutup mata bahwa di Indonesia masih banyak perusahaan atau organisasi yang belum sadar akan kebutuhan PR bagi dirinya. Hal ini terjadi karena bisa jadi cara pandang tentang pengoperasian sebuah organisasi berbeda-beda.

Di sisi lain keinginan untuk mendirikan sebuah departemen baru terhalang oleh biaya atau mungkin bisa jadi juga karena pertimbangan keraguan apakah departemen yang baru tersebut dapat secara efektif beroperasi. Berdasarkan hal tersebut ada baiknya sebuah perusahaan mencoba menjajagi pentingnya fungsi PR dan apa hasil yang dapat diraih dengan melaksanakan fungsi PR tersebut. Oleh karena itu jalan tengah yang dapat disarankan adalah menyewa konsultan PR untuk membantu mewujudkan harapan akan reputasi positif sekaligus menepis serta menyakinkan bahwa PR adalah penting dan bermanfaat bagi oragnisasi.

BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Konsultan Humas

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, konsultan adalah ahli yang tugasnya memberi petunjuk, pertimbangan, atau nasihat dl suatu kegiatan (penelitian, dagang, dsb); penasihat.

konsultan adalah sparring partner untuk pembuat keputusan (decision maker) dalam menjalankan tugas-tugasnya. Sparring partner ini bisa berarti si konsultan memberikan pertimbangan atas berbagai alternatif tindakan (seperti pertimbangan risiko), atau memberikan suatu analisis yang mendalam atas suatu fenomena untuk diberikan kepada si pembuat keputusan, dan bisa juga menjabarkan suatu keputusan ke dalam bentuk yang lebih konkrit atau detail sesuai dengan kebutuhan.

Jadi, seorang konsultan itu memberikan analisis atau kajian, opini atau pendapat, serta penjabaran (detail) atas suatu fenomena yang menjadi fokus perhatian seorang pembuat keputusan atau sebuah organisasi. Satu hal yang pasti, konsultan tidak pernah membuat keputusan untuk klien, dia hanya memberikan analisis, opini, dan penjabaran. Keputusan tetap di tangan si klien. Seorang konsultan bukanlah pembuat keputusan untuk si klien.

Konsultan humas adalah praktek pemberian jasa pelayanan kreatif dan teknik-teknik khusus yang dilakukan oleh individual atau lembaga yang berhak melakukannya berdasarkan pengalaman, kemampuan, keahlian, kepemilikan, identitas, atau berbadan hukum, untuk tujuan usaha jasa konsultan.

B. Konsultan Public Relation (PR)

Mendapatkan konsultan yang baik dapat dilakukan dengan cara membaca dengan detail layanan yang pernah dilakukan dengan melihat track recordnya. Perlu pula mempertimbangkan atau mendapatkan referensi dari pihak lain tentang reputasi konsultan yang akan disewa serta perlu mengecek keberadaan konsultan tersebut apakah mereka tercatat dalam professional body karena biasanya dari merekalah akreditasi atau sertifikasi konsultan diperoleh. Tentu saja dalam memilih harus disesuaikan dengan kebutuhan dasar dari perusahaan dan dana yang ada.

Berikut ini beberapa dasar pertimbangan mengapa konsultan dibutuhkan:

· Pada saat kita membutuhkan pengelola program yang sifatnya hanya jangka pendek dan adalah proyek – proyek yang spesifik

· Kebutuhan akan pengerjaan pekerjaan yang fluktuatuif (tidak tetap terkadang rendah tetapi di saat tertentu tinggi)

· Membutuhkan pekerjaan dengan ketrampilan khusus, dan ketrampilan ini tidak dimiliki oleh karyawan yang ada

· Memerlukan objektifitas tinggi. Konsultan dapat mengerjakan pekerjaan tanpa terimbas oleh kepentingan – kepentingan tertentu.

· Jika membutuhkan tangan dan kaki untuk melaksanakan sebuah pekerjaan. Apabila kita merencanakan banyak program atau pekerjaan dan membutuhkan sumber daya manusia yang banyak untuk menyelesaikan masalah tersebut. Konsultan mampu menyediakan tim yang untuk melakukan rencana – rencana tersebut ( Macnamara; 1996, 240 -241)

C. Tugas Seorang Konsultan Kehumasan

1. Memfasilitasi hubungan perusahaan/lembaga publik/pemerintah daerah/organisasi profesi/pengusaha dengan redaksi/perusahaan/bagian iklan media cetak dan elektronik.

2. Penanganan krisis citra, penanganan suatu keadaan dimana kepercayaan masyarakat/konsumen/konstituen politik terhadap lembaga publik/perusahaan mengalami kemerosotan atau kemunduran dan bahkan kehilangan kepercayaan dikarenakan kejadian peristiwa negatif tertentu, yang mendapat perhatian publik, media cetak dan media elektronik.

3. Analisis media, membantu klien agar tidak dirugikan akibat pemberitaan yang salah dan bias disebabkan oleh: sudut pandang wartawan yang negatif dalam penulisan berita, pilihan bahasa dan cara penyampaian oleh wartawan yang kurang tepat, prasangka tersembunyi, bias waktu, kesalahan wartawan memahami konteks, perspektif wartawan yang dangkal, dan berbagai bentuk interes kepentingan sehingga dalam menonjolkan isu dan fakta tidak berimbang dan merugikan klien.

4. Penulisan siaran pers (press release), berita jadi layak siar/muat, karangan khas (features), artikel/opini, wawancara khusus untuk publikasi media cetak dan elektronik, surat pembaca, surat keluhan konsumen/pengaduan, dsb.

5. Penulisan naskah pidato; tema ekonomi-bisnis, politik, sosial-budaya dsb untuk perseorangan, pemimpin bisnis, politisi, pemimpin daerah, pemimpin organisasi nirlaba, pemuka masyarakat, dsb.

D. Macam-macam bentuk jasa yang disediakan

Secara umum bentuk pelayanan konsultan adalah:

1. Pemberian jasa konsultif seperti pemberian nasihat.

2. Layanan jasa terintegrasi yang luas dalam bentuk eksekusi dalam bantuannya.

3. Gabungan dari jasa konsultif dan eksekusi, hingga evaluasi program kerja humas.

E. Memantapkan Hubungan dengan Konsultan

Hubungan antara klien dan konsultan biasanya meliputi tiga tahap yaitu kontak awal, melakukan pertemuan dan menentukan kontak. Berikut ini akan dibahas satu persatu mengenai hal tersebut:

1) Kontak Awal

Hubungan antara klien dan konsultan biasanya dapat terjadi langsung maupun secara tidak langsung. Secara langsung misalnya secara pertemanan meminta konsultan untuk membantu organisasi untuk memberikan pelatihan, mengelola pelatihan atau secara khusus sebagai praktisi diundang untuk memberikan masukan kepada organisai. Kontak klien secara tidak langsung dapat terjadi misalnya dari pembaca tulisan, buku, artikel yang dikeluarkan oleh konsultan. Ketertarikan pembaca akan konsep yang dipaparkan ditindaklanjuti dengan mengundang konsultan tersebut.

2) Pertemuan Awal

Ketika kontak sudah terjadi, langkah berikutnya adalah mengadakan pertemuan antara klien dan konsultan. Pada pertemuan ini pihak konsultan hendaknya memberikan presentasi yang menarik. Presentasi yang menarik diharapkan dapat menjual, biasanya membahas hal-hal sebagai berikut:

1. Kepemilikan konsultan, termasuk badan hukum yang menaungi.

2. Klien–klien yang pernah ditangani termasuk di dalamnya, kasus–kasus yang pernah diselesaikan

3. Besaran nilai kegiatan yang pernah dicapai

4. Pengalaman yang mendukung

5. Komitmen konsultasi pada pengembangan profesional

6. Tim yang akan melakukan pekerjaan

7. Bagaimana mekanisme pelaporannya termasuk di dalamnya monitoring anggaran dan prosedur pelaporannya

8. Pengelolaan dana

9. Biaya konsultansi dan biaya tim admisnistrasi termasuk juga kesepakatan charge biaya operasional misalnya penggunaan telepon, internet, dll

10. Evaluasi kinerja

11. Beberapa hal yang mungkin perlu dijaga kerahasiaan, hak cipta, dll

3) Menyusun Kontrak

Jika kesepakatan telah terjadi langkah berikutnya yang dilakukan adalah menyusun kontrak. Kontrak pada dasarnya memuat komitmen kedua belah pihak dan harapan yang ingin dicapai. Wister dalam Goldhaber mengatakan bahwa kontrak adalah pertukaran harapan secara eksplisit, bagian dari dialog, bagian dari dokumen tertulis yang menjelaskan hal–hal yang disepakati oleh klien dan konsultan meliputi tiga hal berikut:

Apa yang ingin dicapai dari hubungan tersebut,
Berapa lama investasi tersebut disepakati, kapan dan berapa biaya yang disepakati,
Dasar aturan yang digunakan untuk melandasi hubungan kedua belah pihak. Termasuk di dalamnya mengenai batas waktu laporan serta dasar hukum dan kesepakatan penyelesaian masalah serta pihak mana yang harus dilibatkan untuk penyelesaian masalah.

F. Pelaksanaan Layanan Konsultasi

Menurut Goldhaber dikenal 3 model konsultasi yaitu

Purchase Model

Pada model ini klien mendefinisikan apa yang dibutuhkan berdasarkan diagnosa terhadap sistem yang ada. Kemudian klien melakukan pendekatan kepada konsultan untuk membeli layanan dan informasi berdasarkan kebutuhan tersebut. Pada model ini baik klien maupun konsultan berada pada posisi linier. Contoh misalnya konsultan diminta untuk memberikan pelayanan sementara tujuan dari pelatihan tersebut dibuat atas permintaan klien. Klien menginginkan informasi atau konsultasi mengenai masalah komunikasi atasan bawahan di organisasi (klien tahu masalah yang terjadi di organisasinya sehingga topik yang ingin dibahas adalah masalah yang sudah teridentifikasi sebelumnya),dll

Menurut Schein dalam Goldhaber keberhasilan dari model ini sangat tergantung dari akurasi diagnosa klien terhadap masalah, mengkomunikasikannya kepada konsultan, melakukan asesment terhadap konsultan apakah mereka mampu menangani hal ini atau tidak.

Doctor Patient Model

Klien bertindak sebagai orang sakit, mendeskripsikan gejalanya kepada konsultan tanpa tahu apa masalah yang terjadi padanya. Para konsultan disini adalah mendiagnosa penyakit yang diderita pasien dan membuat resep apa yang seharusnya dilakukan. Pada model ini biasanya konsultan disewa untuk melihat kondisi organisasi. Perbedaan utama antara model ini dengan model sebelumnya adalah sumber dari diagnosa. Pada purchase model sumber diagnose berasal dari klien sedangkan pada doctor patient model, diagnose bersumber dari konsultan.

Proses ini dapat gagal apabila konsultan tidak dapat melakukan diagnosa secara jeli terhadap klien. Ini dapat terjadi apabila klien tidak mau menerima resep dari konsultan, hal ini biasa terjadi pada organisasi-organisasi yang defensive dimana karyawan atau manajer tidak mau bekerjasama dengan konsultan untuk memaparkan kondisi yang sesungguhnya terjadi.

Process Model

Pada model ini konsultan dan klien duduk bersama menggali masalah. Melakukan intervensi dan menyelesaikan masalah bersama – sama. Menurut Schein tugas utama konsultan di sini adalah membuat klien menerima, memahami, dan bertindak berdasarkan proses yang berlandaskan kondisi yang terjadi pada lingkungan klien. Pada proses ini diharapkan dan diasumsikan adanya keinginan para anggota anggota untuk pengembangan organisasi ke arah yang lebih baik. Manajer tidak tahu apa yang salah, tidak tahu bagaimana penyelesaian masalahnya, tulus menginginkan organisasi menjadi baik, dan akan dapat menjadi efektif apabila mereka dapat belajar mendiagnosa masalahnya sendiri. Dari pihak konsultan diasumsikan mereka mampu bekerjasama dengan anggota organisasi, mampu menyediakan alternatif penyelesaian masalah, memiliki kemampuan mendiagnosa masalah dan memberikan jalan keluarnya Pada model ini konsultan membantu organisasi agar dapat mampu menggunakan sumberdayanya untuk menyelesaikan masalah.
Masing–masing model memiliki kelebihan dan kekurangannya masing– masing, sehingga model mana yang akan digunakan dikembalikan lagi kepada organisasi masing – masing yang akan menggunakan jasa konsultan.

Turner dalam Goldhaber menyarankan 8 hal mendasar tujuan konsultansi yaitu:

· Menyediakan informasi bagi klien

· Menyelesaikan masalah klien

· Membuat diagnosa, yang diturunkan dari analisis permasalahan

· Membuat rekomendasi berdasarkan diagnosa tersebut

· Membantu implementasi solusi yang direkomendasikan

· Membangun konsensus serta komitmen melalui tindakan aksi dan koreksi
Memfasilitasi pembelajaran klien, mengajari klien dalam menyelesaikan masalah yang sama di kemudian hari

· Meningkatkan efektifitas organisasi secara permanen.

G. Berakhirnya Hubungan Klien dengan Konsultan

Konsultan komunikasi apabila merasa ketrampilan yang dikembangkan meningkat dan berhasil, maka sudah saatnya untuk mengakhiri hubungan antara konsultan dan klien. Keputusan ini merupakan bagian dari proses model yang merupakan niat dari kedua belah pihak. Memulai pemutusan hubungan bukan berarti konsultan tidak akan kembali lagi ke organisasi tersebut. Metode yang berhasil biasanya jika dilakukan perlahan – lahan dalam tenggang waktu tertentu. Sebagai contoh konsultan mengurangi keterlibatannya dengan organisasi dari 2 hari per minggu menjadi 1 hari per minggu dan

seterusnya sampai hubungan tersebut akhirnya berakhir.

Konsultan atas dasar kesadarannya dapat dua kali setahun mengontak organisasi tersebut untuk melihat perkembangannya bukan berarti menjual produk/jasanya. Memang konsultan dan kliennya memiliki hak untuk mengakhiri hubungan apabila syarat–syarat di dalam kontrak dilanggar. Apabila proses ini terjadi (pelanggaran kontrak) konsultan harus menjadwalkan pertemuan dengan top manajemen, mendiskusikan alasan pengakhiran hubungan ini. Apabila manajemen yang berinisiatif memutuskan hubungan dengan konsultannya, mereka juga harus menyebutkan alasan-alasan dari kontrak yang dilanggar.

H. Tarif Jasa Konsultan

Konsultan dibayar untuk

1. Profesional fee (meliputi waktu berkonsultasi)

2. Production fee (meliputi cetakan, fotografi, dll)

3. Biaya Umum meliputi biaya pengiriman, fax, telephone, biaya perjalanan, dll

Biaya produksi dan biaya umum biasanya ditagihkan pada item tertentu yang harus dilampiri persetujuan dari klien. Kebanyakan konsultan PR membuat tarif profesional Fee nya melalui tiga metode yaitu:

Basis Masa (biaya dibayarkan secara bulanan)
Berbasis Proyek berdasarkan nilai suatu proyek
Berbasis Jam.

Dalam setiap kasus, konsultasi yang terpercaya mereka membuat time sheet yang digunakan untuk penagihan. Tahun 1995, perusahaan PR menetapkan tarif 80-300$/jam sekitar Rp. 700.000- 2.700.000,- per jam (kasus di Amerika). Berdasarkan informasi dari konsultan yang ada di Indonesia, tahun 2004 biaya konsultasi adalah sekitar Rp. 3.500.000,- hingga Rp. 5.000.000,- per jam

Konsultan PR, memiliki nilai jual utama untuk memberi nasehat, menulis, koordinasi, mengelola kampanye dengan beberapa biaya produksi untuk produk yang dihasilkan sebagai bagian dari nilai program. Penetapan biaya berbasis jam jarang digunakan pada kebanyakan konsultan karena konsultan dan klien dalam kondisi tidak saling mengetahui keadaannya masing–masing dalam arti konsultan belum tahu apa yang harus dikerjakan maupun kemampuan finansial klien dan klien belum mengetahui seberapa masalah yang dihadapi dan belum tahu mengenai kemampuan konsultan.

(Macnamara, 1985:255)

Jika menggunakan biaya berbasis waktu Kim Harrison menyatakan bahwa konsultan harus mengisi time sheet setiap hari. Time sheet inilah yang akan dijadikan patokan penagihan. Biasanya pembayaran setiap bulan dengan menyertakan aktifitas bulanan (melalui rekap keuangan). Apabila seorang konsultan senior digunakan, proporsi mereka ditempatkan pada admninistrasi, aktifitas networking. (Harrison; 2001, 111)
Apabila perusahaan ingin konsultan PR nya terus melakukan pekerjaan baginya, tidak bekerja pada kompetitor, terus bersedia bekerja bagi perusahaan tersebut setiap saat, maka digunakan basis retainer (sebagian biaya dibayarkan sebelum jatuh tempo).
Biaya berbasis proyek biasanya digunakan apabila pekerjaannya dikerjakan dalam kerangka waktu dan lingkungan yang sudah dapat diidentifikasi/diprediksikan. Contohnya bagi kegiatan launching product lebih mudah dibuat pembiayaannya sebagai biaya proyek karena mempunyai awal maupun akhir pekerjaan. Demikian juga untuk konferensi, seminar, pameran, dll biasanya menggunakan pembiayaan berbasis proyek. Harus dimengerti bahwa biaya berbasis proyek ataupun biaya berbasis masa meliputi

seluruh waktu konsultasi, tetapi tidak termasuk biaya-biaya tetap (kurir, surat menyurat, fax, dll) biaya produksi (cetakan, fotografi, desain, dll). Beberapa konsultan PR membuat penagiahan terpisah untuk biaya-biaya perjalanan atau pertemuan dengan klien (Macnamara, 1985:256).

I. Kelebihan dan Kekurangan Pengguna Konsultan

Setelah secara detail memahami konsultan dan proses – proses yang ada di dalamnya. Perlu juga diketahui kelebihan dan kelemahan sebuah organisasi menggunakan jasa konsultasi. Hal ini perlu disampaikan sebagai dasar pertimbangan sebelum memutuskan untuk menggunakan konsultan atau mendirikan sebuah departemen baru. Adapun kelebihan dan kelemahannya adalah sebagai berikut:
Kim Harrison memaparkan kelebihan dan kelemahan adalah
Kelebihan/Keuntungan

Klien dapat dianalisis dengan lebih objektif
Konsultan memiliki ketrampilan dan pengalaman yang beragam
Konsultan (pada umumnya yang besar ) memiliki akses pada sumberdaya yang besar
Konsultan yang baik memiliki akses yang baik dengan media, pemuka pendapat, pemerintah,dll

Kelemahan/Kekurangan

Kekurangmampuan memahami masalah klien yang uni (yang khas miliki sebuah organisasi)
Kurang komitmen terhadap waktu (tidak dapat penuh waktu)
Perlu waktu penyesuaian dengan klien baru
Rasa tidak suka dari staf PR internal
Membutuhkan tingkat kepercayaan yang sangat tinggi
Biaya konsultansi mahal.

BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan

Ø menurut kamus besar bahasa Indonesia, konsultan [n] ahli yg tugasnya memberi petunjuk, pertimbangan, atau nasihat dl suatu kegiatan (penelitian, dagang, dsb); penasihat

Ø Konsultan humas adalah praktek pemberian jasa pelayanan kreatif dan teknik-teknik khusus yang dilakukan oleh individual atau lembaga yang berhak melakukannya berdasarkan pengalaman, kemampuan, keahlian, kepemilikan, identitas, atau berbadan hukum, untuk tujuan usaha jasa konsultan.

Ø Mendapatkan konsultan yang baik dapat dilakukan dengan cara membaca dengan detail layanan yang pernah dilakukan dengan melihat track recordnya. Perlu pula mempertimbangkan atau mendapatkan referensi dari pihak lain tentang reputasi konsultan yang akan disewa serta perlu mengecek keberadaan konsultan tersebut apakah mereka tercatat dalam professional body karena biasanya dari merekalah akreditasi atau sertifikasi konsultan diperoleh.

Ø Macam-macam bentuk jasa yang disediakan